Kategori: Funktioner – Program

Med nyhetsbrevsverktyget MultiMailer kan du skapa egna signaturmallar. En signaturmall är en brevmall där t.ex hälsningsfraser och kontaktuppgifter redan lagts in i texten. Du kan också ha ditt företags logotype i signaturmallen.

Samma signaturmall kan användas till olika avsändare
Om det alltid är samma person som ska stå som avsändare till mejlen kan man skapa en fast signaturmall där personens namn står inskrivet direkt i mallen. T.ex med följande hälsningsfras:

Med Vänliga Hälsningar
Anders Persson
SamLogic Software

Men om det ska vara olika personer som ska stå som avsändare så är detta dock ingen bra metod. Men det finns en alternativ metod som kan användas istället, som är väldigt smidig och fungerar oavsett hur många avsändare som MultiMailer ska hantera. Genom att använda ett speciellt namnfält hämtas avsändarens namn från den aktuella avsändarprofil som du använder för tillfället. Det enda du behöver göra är att lägga in namnfältet i din signaturmall. Vi visar nedan hur du gör:

Så här gör du för att lägga in namnfältet i din signaturmall:

1. Öppna din signaturmall i MultiMailer och ställ markören där avsändarens namn ska stå. Finns det ett namn där sedan tidigare raderar du det.

2. Välj menyalternativet Infoga – Fält i MultiMailer.

3. I dialogrutan som öppnas bläddrar du ner i listan med fält och markerar fältet Avsändare – Namn. Klicka sedan på knappen Infoga för att lägga in namnfältet i din signaturmall.

4. Nu har namnfältet infogats i signaturmallen på den plats där du placerade markören. Om allt gått bra så ska det stå [$Avsandare – Namn] där. Detta fält kommer att bytas ut mot det namn som angetts för användarprofilen i samband med utskick.

Användningsområden
Ett vanligt användningsområde för ovanstående är om företaget har flera säljare och utskick ska göras till respektive säljares kundgrupp. Då kan samma mall användas för alla säljare. Varje brev får ändå en personlig hälsning med just den säljarens namn. Och om mallen behöver uppdateras någon dag, då kommer alla säljares brev att vara uppdaterade.

Se även
> Så här skapar du ett nyhetsbrev med MultiMailers nyhetsbrevsguide
> Hur du skapar ett personligt nyhetsbrev med hjälp av fältvariabler
> Hur du skapar och använder avsändarprofiler i MultiMailer

Om du skickar många mejl till samma domän på kort tid så finns det en risk att antispamfilter reagerar negativt och klassar ditt mejl som skräppost. Många antispamfilter, t.ex de hos Google, Microsoft, Telia, COM HEM, Tele2, kommuner, myndigheter och stora företag, reagerar negativt om det kommer många mejl på kort tid från samma avsändare. Istället för att hamna i mottagarnas inkorg så hamnar mejlen i deras skräppostmapp. Och i värsta fall kan din avsändardomän bli helt spärrad. Då kommer inte mejlen fram alls.

I detta blogginlägg beskriver vi detta problem lite djupare och ger förslag på motåtgärder. En motåtgärd är i alla fall att använda sig av MultiMailers pausfunktion och nedan beskriver vi hur du aktiverar den.

Så här aktiverar du MultiMailers paushantering:

1. Om MultiMailer inte är igång, starta programmet och stäng startfönstret om det visas.
2. Välj menyalternativet Alternativ i menyn Inställningar.
3. Öppna fliken Tider i dialogrutan som visas.
4. Markera alternativet Aktivera paushantering.
5. Skriv in en paus i millisekunder vid Paus mellan två meddelanden (ms). T.ex ”100”.
6. Vid Paus efter skriver du in ”49”.
7. Vid Vänta i skriver du in ”10”.

8. Tryck OK för att spara inställningarna och stänga dialogrutan.

Du har nu gjort inställningen att MultiMailer skickar ut varje nyhetsbrev med en 100 millisekunders paus mellan dem. Dessutom gör MultiMailer en extralång paus efter 49 nyhetsbrev, då den väntar i 10 sekunder innan den fortsätter med utskicket. Detta upprepas tills den sista e-postadressen i mailinglistan har fått ett brev.

Se även
> Viktigt att veta vid e-postutskick till privatpersoner, skolor och kommuner
> Så kan MultiMailer meddela dig när ett e-postutskick är klart

Om du behöver skicka information om MultiMailers inställningar, datafiler och din dators hårdvaru- och mjukvarukonfigurering till oss i samband med support, så finns det ett lättanvänt supportverktyg i MultiMailer som du kan använda dig av för att på ett enkelt sätt skicka denna information till oss.

Supportverktyget underlättar också om du vill skicka ditt nyhetsbrev och nyhetsbrevets bilder till oss för analys och för tips om design och utformning.

Verktyget är lättanvänt och här nedan beskriver vi hur du använder det.

Så här använder du MultiMailers supportverktyg:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyalternativet Hjälp – Support – Skicka filer till SamLogic för analys.

3. Markera de filer (1-8) som avser det aktuella supportärendet. Vill du t.ex skicka statistikflikens datafil till oss för analys så markerar du alternativet 1 (se bild nedan):

4. Ange dina kontaktuppgifter vid Kontaktuppgifter.

5. Tryck på knappen Skicka.

6. När filerna skickats iväg så ska nedanstående informationsruta visas:

Mer information
För att alternativet 6 Aktuell utskickslista i fliken Mailinglista och alternativet 8 Aktuellt nyhetsbrev i fliken Nyhetsbrev ska visas i supportverktyget så behöver en mailinglista respektive ett nyhetsbrev vara öppnade i MultiMailer.

För att alternativet 7 Loggfil för markerat utskick i fliken ’Statistik’ ska visas i supportverktyget så ska ett utskick vara markerat i fliken Statistik.

Om dialogrutan ovan (punkt 6) inte visas inom 10 sekunder så är det troligen en brandvägg som hindrar MultiMailer att kommunicera med internet och du kan då kontakta SamLogic via support@samlogic.com eller på 070-397 14 91 för att få tips på vilka åtgärder du kan vidta för att lösa detta problem.

Se även
> Så startar du SamLogic Diagnosverktyg direkt från Windows

Under de senaste månaderna har vi infört många förbättringar i MultiMailer för att hantera e-poststudsar ännu effektivare eftersom det numera är mycket viktigt att ha en så låg studsfrekvens (en så låg andel studsar) som möjligt på sina e-postutskick. Detta för att undvika att nyhetsbreven blir klassade som skräppost eller, i värsta fall, att avsändarens domännamn blir svartlistad och blockerad.

En förbättring som vi infört är att kontrollera att en e-postadress fungerar innan utskick. Är en e-postadress ur funktion kan den spärras innan du ens skickat något till adressen. Vi har också förbättrat den automatisk spärrningen av studsande e-postadresser, så att de tas ur bruk automatiskt så fort man kan konstatera att de inte fungerar.

Här nedan har vi sammanställt en lista på ett antal artiklar och blogginlägg som beskriver hur studshanteringen och spärrlistorna fungerar i MultiMailer:

MultiMailers hantering av e-poststudsar
I nedanstående artikel och bloggposter kan du bl a läsa om vad en e-poststuds är och hur de kan hanteras i MultiMailer:

> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Så ändrar du inställningar för hantering av mjuka och hårda studsar
> Hur du tar bort e-postadresser som studsat från en mailinglista
> Hur du exporterar e-postadresser som studsat till Excel-dokument
> Hur du validerar e-postadresser innan utskick
> Så ser du vilken studsfrekvens du har i MultiMailer

MultiMailers spärrlistor
I nedanstående bloggposter kan du bl a läsa om vad en spärrlista är och hur de kan användas för att förhindra att mejl skickas ut till e-postadresser som inte fungerar eller har avregistrerats:

> Spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du adderar e-postadresser till spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du använder temporära spärrlistor i MultiMailer

Se även
Vi rekommenderar er även att läsa detta nummer av vårt nyhetsbrev:

> SamLogic Nyhetsbrev – Nr 10/2016 – Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar?

Att hantera e-poststudsar aktivt är väldigt viktigt om man vill skydda sin domäns rykte. Får man för många mejl som studsar tillbaka när man gör e-postutskick kan ryktet påverkas negativt och därmed riskerar man att få sin e-post klassificerad som skräppost. För att vara trygg så bör andelen e-poststudsar inte överstiga 5% i förhållande till de mejl som man skickat ut.

I nyhetsbrevsverktyget MultiMailer ingår många funktioner som hjälper dig att hålla nere andelen studsar. Det ingår verktyg som dels förhindrar att det uppstår studsar och dels verktyg som hanterar studsarna, om sådana ändå skapas. E-postadresser som studsar för många gånger spärras automatiskt så att de inte får fler mejl.

Hur du anger antal gånger en e-postadress får studsa
I MultiMailer kan du ställa in hur många gånger en e-postadress får studsa innan den spärras. Du kan ange olika värden för hårda studsar (permanenta fel) och mjuka studsar (temporära fel). Så här gör du för att ändra dessa inställningar:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyalternativet Inställningar – Fler inställningar – Inställningar för e-poststudsar.

3. Kontrollera att alternativet Spärra e-postadresser automatiskt efter visst antal e-poststudsar är markerat. Detta alternativ ska i praktiken alltid vara markerat så att de e-postadresser som studsar och uppnår maxgränsen för tillåtet antal studsar automatiskt spärras.

4. Om du vill att en e-poststuds, vars e-postadress har spärrats, ska avlägsnas automatiskt från listan i fliken E-poststudsar när MultiMailer stängs så kan du markera alternativet Radera e-poststuds (från fliken ’E-poststudsar’) efter att e-postadressen har spärrats.

5. Tryck på knappen Villkor.

6. Vid Max antal tillåtna hårda studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en hård studs innan den spärras.

7. Vid Max antal tillåtna mjuka studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en mjuk studs innan den spärras.

8. Spara inställningarna genom att trycka OK. Tryck sedan OK igen.

Vilka gränsvärden för e-poststudsar bör man ha?
Vilka värden du ska ange i punkt 6 och 7 beror på hur aktivt du hanterar e-poststudsar och hur ofta du skickar ut. Du bör sätta inställningarna så att din studsfrekvens aldrig överstiger 5%, men ju lägre studsfrekvens desto bättre. Det idealiska är att ha en studsfrekvens på under 2%.

Om du uppdaterar din mailinglista regelbundet och hanterar studsande e-postadresser aktivt så rekommenderar vi att du tillåter max 3 hårda och max 5 mjuka studsar innan e-postadressen spärras. Ibland kan en studs alstras av misstag, t.ex pga att den mottagande servern är nere, men det är osannolikt att det sker flera gånger i rad; då har sannolikt e-postadressen slutat att fungera. Dock kan kontakten fortfarande finnas kvar, men med en annan e-postadress, därför finns det möjligheter i MultiMailer att få fram så många detaljer som möjligt om kontakten, så att du kan leta reda på kontaktens nuvarande e-postadress; alternativt hitta en annan kontakt på samma företag.

Om du hanterar stora listor och inte har en möjlighet att hantera studsande e-postadresser aktivt och försöka hitta nya fungerande e-postadresser till kontakterna, så rekommenderar vi dig att ha lägre värden. Skickar man ut stora mängder med e-post så är det viktigare att hålla nere andelen studsar så mycket man bara kan, för att maximera framkomligheten för övriga mejl.

Hur du hanterar en ny lista
Om du ska skicka till en ny lista för första gången, och du misstänker att andelen e-poststudsar blir högre än normalt, så kan det vara bra att spärra alla hårda studsar efter bara en studs. Risken är stor att dessa studsande e-postadresser har studsat under en mycket lång tid, och du bör därför få bort dessa från dina utskickslistor så fort som möjligt. Att skicka e-post till en e-postadress som upphört att existera för mycket länge sedan ser vissa antispamfilter också som ett tecken på spam, så man bör undvika att göra det. Åtminstone mer än en gång.

Om du misstänker att studsfrekvensen på en ny lista kommer överstiga 5% med råge, så kan ett trick vara att kopiera alla nya e-postadresser till din befintliga utskickslista, där du har en mycket lägre studsfrekvens sedan innan. Sedan skickar du ett mejl till hela utskickslistan på en gång. Då märks det inte så mycket om de nya e-postadresserna är av sämre kvalitet. Behöver du anpassa texten efter typ av mottagare så kan du använda MultiMailers datafält för att skicka ut skräddarsydda texter. För att skilja nya kontakter från gamla, kan du ge dem ett lämpligt kategorinamn i mailinglistan.

Hur du kontrollerar e-postadresser innan du skickar ut
Det är också möjligt att kontrollera e-postadresser innan ett e-postutskick, så att man får bort många icke fungerande e-postadresser redan innan man skickar ut. Hur man gör det tar vi upp i blogginlägget Hur du validerar e-postadresser innan utskick.

Hur du undersöker kvaliteten på en utskickslista
Om du är osäker på hur kvaliteten på e-postadresserna i en utskickslista är innan ett e-postutskick, så kan du ta reda på detta med bland annat dessa metoder:

– Gör ett testutskick till max 500 kontakter. När utskicket är klart så ser du aktuell studsfrekvens i informationsdialogrutan som visas när ett utskick avslutas. Samma information finns även i det automatiska informationsmejl som skickas när ett utskick är klart (om du har aktiverat denna funktion).

– Kör MultiMailers valideringsfunktion på utskickslistan. Flaggar MultiMailer ”fel” på väldigt många e-postadresser är inte kvaliteten så bra, men å andra sidan kan du enkelt ta bort dem från utskickslistan innan ditt utskick. Men observera att valideringsfunktionen bara hittar vissa typer av fel. En del felaktiga e-postadresser kommer fortfarande att studsa när du skickar ut.

Observera att MultiMailer-servrarnas hantering av studsar görs på natten, så gör du ett utskick så kommer studsarna att synas i MultiMailer dagen efter att utskicket har gjorts.

Se även
> Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar korrekt?
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Hur du tar bort e-postadresser som studsat från en mailinglista

Vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer har en automatisk backupfunktion som gör säkerhetskopior av dina datafiler, som t.ex dina mailing- och spärrlistor och din statistikdata, medan du arbetar. Om någon av dina datafiler skulle skadas – av någon anledning – så kan du snabbt och enkelt ladda in en tidigare version av datafilen med hjälp av MultiMailers återställningsfunktion.

Vilka datafiler säkerhetskopierar MultiMailer?
MultiMailer gör säkerhetskopior av följande datafiler:

• Spärrlistor: innehåller e-postadresser som ska undantas från nya e-postutskick
• Statistik: innehåller statistikinformation om e-postutskicken
• E-poststudsar: innehåller information om de e-postadresser som studsat tillbaka
• Registreringar: innehåller registrerade och avregistrerade e-postadresser
• Mailing-listor: innehåller e-postadresser som ska användas för e-postutskick

MultiMailer gör en automatiskt backup av ovanstående filer när data ändras och du kan när som helst återställa till en tidigare version av filen.

Hur återställer jag min fil från en säkerhetskopia?
För att återställa till en säkerhetskopierad datafil i MultiMailer, till exempel till en tidigare version av datafilen med statistik, gör du så här:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och sedan menyalternativet Alternativ.

3. Dialogrutan Alternativ öppnas nu, och där väljer du fliken Backup och sedan klickar du på knappen Återställ filer.

4. I den nya dialogrutan som öppnas väljer du vilken typ av datafil som ska återställas via kombinationsrutan Typ av datafil.

5. Därefter väljer du vilken fil som du vill återställa genom att markera den i listan Säkerhetskopierade filer. Den färskaste säkerhetskopian finns alltid längst ned i listan. På datafilernas filnamn ser du vid vilket datum och klockslag som filen säkerhetskopierades.

6. Tryck på Återställ fil för att återställa den markerade filen. Om du får en fråga om du vill ersätta datafilen så ska du svara Ja. Nu har datafilen du valt återställts.

Hur du återställer en mailing-lista
Tipset ovan fungerar för alla typer av datafiler utom mailing-listor. Återställning av mailing-listor sker på ett annat sätt. För att återställa en mailing-lista öppnar du mappen MultiMailer\$Backup$\Mailing-listor under mappen Dokument på din hårddisk och väljer sedan rätt årtalsmapp (t.ex 2016). Se bild nedan:

Därefter kopierar du den version av mailing-listan som du vill återställa till, till din ordinarie mapp med mailing-listor och döper om mailing-listan till rätt filnamn.

Förutom ovanstående backupsystem så skapar MultiMailer även en lokal kopia av föregående version av mailing-listan i samma mapp som den aktuella mailing-listan, när den sparas. Kopian får alltid namntillägget .BAK. Dessa lokala kopior skapas även om det globala backupsystemet är avstängt.

Hur ställer jag in hur ofta MultiMailer ska göra säkerhetskopior?
MultiMailer ger dig möjlighet att anpassa backupfunktionen efter dina behov och ställa in hur ofta säkerhetskopior ska göras. Du kan välja mellan att säkerhetskopiering sker en gång per minut, en gång per timme eller så kan du stänga av backupfunktionen helt och hållet. Så här ändrar du hur ofta MultiMailer gör säkerhetskopior:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och välj sedan menyalternativet Alternativ.

3. Välj fliken Backup.

4. Markera hur ofta du vill att MultiMailer ska göra backup av datafilerna och tryck på OK.

5. Nu har du valt och sparat en ny inställning för MultiMailers backupfunktion. MultiMailer kommer framöver att säkerhetskopiera dina filer enligt den inställning du valt.

Mer om MultiMailers backupfunktion
MultiMailer skapar säkerhetskopior av dina datafiler medan du arbetar med dem. Blir det en dataförlust av någon anledning så har du alltid en färsk backup att återställa ifrån. Backupfiler lagras i mappen \MultiMailer\$Backup$ i Windows dokumentmapp.

Se även
> Nytt supportverktyg i MultiMailer