Kategori: Tips – MultiMailer

När du gör ett e-postutskick så är det nästan alltid ett antal nyhetsbrev som inte kommer fram till mottagarna. Orsaken till detta kan vara att mottagarens mejlbox inte används längre, mejlboxen är full eller så är det ett temporärt fel på mottagarens e-postserver. När detta inträffar så kommer det tillbaka ett felmeddelande från e-postservern, en s k ”studs”.

Vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer kan läsa in sådana här e-poststudsar automatiskt och även hantera dem på ett effektivt sätt. När MultiMailer startar så hämtas de senaste e-poststudsarna – från de senaste utskicken – automatiskt och listas upp i fliken E-poststudsar. Om en e-postadress studsar för många gånger, och felorsaken tyder på att e-postadressen inte används längre, så spärras den från fler utskick.

Export av studsande e-postadresser
Även om MultiMailer hanterar studsar på ett effektivt sätt så kanske du vill uppdatera en annan datakälla, t ex ett kundregister, så att kontakterna får korrekta e-postadresser eller alternativt avlägsnas från kundregistret. För att förenkla denna hantering så kan du från MultiMailer gör en export av studsande e-postadresser.

Export till ett Excel-dokument
Export av studsar kan ske till en textfil eller till ett Excel-dokument. Tipset nedan visar hur du exporterar studsarna till ett Excel-dokument.

Så här gör du:

1. Öppna fliken E-poststudsar i MultiMailer.

2. Välj menyalternativet E-poststudsar – Exportera e-poststudsar.

3. Välj om även e-postmottagarnas kontaktuppgifter ska exporteras. Tryck på Nästa.

4. Markera alternativet Som ett Microsoft Excel-kalkylblad. Tryck på Nästa.

5. Namnge exportfilen och tryck på Spara.

6. När exporten är klar kan du trycka på Öppna för att öppna Excel-dokumentet med studsarna.

Se även
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev

Det här tipset anknyter till blogginlägget om MultiMailers spärrlistor som beskriver vad en spärrlista är och hur de kan användas i olika sammanhang. Förutom den automatiska hanteringen av spärrlistor så kan e-postadresser även adderas manuellt till spärrlistorna från flikarna Mailing-lista, E-poststudsar och Registreringar. Det går även att använda Windows Urklipp för att addera e-postadresser till spärrlistorna.

I tipset nedan beskriver vi hur du gör för att addera en e-postadress från en mailinglista till MultiMailers permanenta spärrlista:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.
2. Klicka på fliken Mailing-lista.
3. Högerklicka på raden med den e-postadress som ska spärras.

4. Välj alternativet Lägg till spärrlista ur den lokala menyn som visas.
5. Markera alternativet Lägg till permanent spärrlista i dialogrutan som visas. Välj om endast e-postadressen ska spärras eller hela domänen.

6. Tryck på knappen Lägg till spärrlista.
7. Tryck på Ja för att bekräfta att e-postadressen ska spärras.

Nu har e-postadressen lagts till i MultiMailers permanenta spärrlista. Det innebär att inga fler utskick kommer att skickas till denna e-postadressen även om e-postadressen finns med i mailing-listan.

Spärra flera e-postadresser på en gång
Genom att använda markerings/selekteringsfunktionerna i MultiMailer så kan du lägga till flera markerade e-postadresser på en och samma gång till en spärrlista. Se detta tips för mer information.

Så ser du vilka e-postadresser som finns i spärrlistorna
Vill du se vilka e-postadresser som finns i en spärrlista så kan du välja menyalternativet Arkiv – Spärrlistor och sedan välja någon av spärrlistorna. Så här ser dialogrutan som innehåller en lista med permanent spärrade e-postadresser ut:

Du kan lägga in en e-postadress manuellt till listan ovan genom att trycka på knappen Lägg till. Du kan också klistra in e-postadresser från Windows Urklipp genom att högerklicka över listan och välja menyalternativet Klistra in e-postadresser.

För mer information om knapparna i dialogrutan Permanent spärrlista, tryck på F1-tangenten.

Se även
> Spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du använder temporära spärrlistor i MultiMailer

Ibland kan det uppstå situationer där du behöver göra ett e-postutskick till en mottagargrupp där det finns enstaka kunder som inte ska få ett specifikt nyhetsbrev. De har t.ex redan köpt din produkt eller du vet att produkten inte passar dem och det är då viktigt att de inte får just detta nyhetsbrev, men du vill inte ta bort de här kunderna permanent från din utskickslista eftersom de ska fortsätta att få dina kommande nyhetsbrev.

I e-postverktyget SamLogic MultiMailer är det möjligt att lösa detta problem genom att använda funktionen Temporär spärrlista.
En temporär spärrlista innehåller de e-postadresser som du inte vill ska få ett specifikt e-postutskick. När MultiMailer gör e-postutskicket så kontrollerar den om mottagarens e-postadress finns i den temporära spärrlistan och om så är fallet så görs inget utskick till den e-postadressen utan den blir markerad som spärrad i mailinglistan.

En temporär spärrlista kan skapas på olika sätt i MultiMailer. Vi visar nedan två olika metoder man kan använda sig av. Metod 1 visar hur man adderar utvalda e-postadresser från MultiMailers mailing-lista till en temporär spärrlista. Metod 2 visar hur man skapar en temporär spärrlista av e-postadresser som kommer från en extern datakälla.

Metod 1 – Via MultiMailers mailinglista:

1. Starta MultiMailer.
2. Öppna din mailinglista.
3. Välj menyalternativet Arkiv – Spärrlistor – Temporär spärrlista.
    



4. Klicka på knappen Ny.
5. Ange ett namn på den temporära spärrlistan och tryck på Spara.
6. Tryck på Stäng för att stänga dialogrutan.
7. Markera i mailinglistan de e-postadresser som du vill addera till den temporära spärrlistan.
8. Högerklicka över markeringarna.
9. Välj menyalternativet Lägg till spärrlista i den lokala menyn som visas.
10. Markera alternativet Lägg till temporär spärrlista i dialogrutan som visas.
     



11. Tryck på knappen Lägg till spärrlista.
12. Klicka på Ja i informationsrutan som visas.

Nu har de markerade e-postadresserna i mailinglistan adderats till den temporära spärrlistan.

Metod 2 – Via Windows Urklipp:

1. Starta MultiMailer.
2. Öppna din mailinglista.
3. Kopiera de e-postadresser som inte ska få det aktuella utskicket till Windows Urklipp.
4. Välj menyalternativet Arkiv – Spärrlistor – Temporär spärrlista.
5. Klicka på knappen Ny.
6. Ange ett namn på den temporära spärrlistan och tryck på Spara.
7. Kopiera in e-postadresserna till den temporära spärrlistan genom att först klicka i den tomma listan så att den blir aktiv och sedan trycka tangentbordskommandot CTRL-V.
8. Bekräfta inklistringen genom att trycka på Ja.
9. Nu visas de e-postadresser som kommer att klistras in i den temporära spärrlistan. Tryck på knappen Lägg till spärrlista i dialogrutan som visas.
    



10. Tryck på Stäng.

Viktigt att veta
En viktig sak att tänka på när det gäller temporära spärrlistor är att en temporär spärrlista stängs igen och används inte mer när MultiMailer stängs. Detta till skillnad från den permanenta spärrlistan och spärrlistan med ogiltiga e-postadresser, som alltid är öppna och aktiva när MultiMailer körs. Så vill man använda en temporär spärrlista på nytt vid ett senare tillfälle så måste man öppna den via Arkiv – Spärrlistor – Temporär spärrlista och knappen Öppna.

Se även
> Spärrlistorna i MultiMailer
> Hur du adderar e-postadresser till spärrlistorna i MultiMailer

Nyhetsbrevsverktyget MultiMailer kan meddela dig via e-post när ett e-postutskick är klart. Detta är praktiskt när man gör stora e-postutskick som kan ta flera timmar. Du kan starta utskicket, lämna datorn och när allt är färdigt så får du ett informationsmejl med en rapport innehållande utskicksstatistik (t.ex till din mobiltelefon). Informationsmejlet innehåller fakta om bl.a start- och sluttid, antal skickade, antal felaktiga och antal blockerade mejl.

Om du dessutom vill att MultiMailer ska stängas automatiskt efter att utskicket är klart och informationsmejlet skickats ut så finns det även en inställning för detta.

Så aktiverar du funktionen för informationsmejl

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj fliken Mailinglista.

3. Välj menyalternativet Utskick – Meddela mig när utskicket är klart.

4. Markera alternativet Meddela mig via e-post när utskicket är klart i dialogrutan.

5. Skriv in en mottagare av informationsmejlet (en e-postadress) i inmatningsfältet
    Skicka meddelande till denna e-postadress.

6. I inmatningsfältet Utskicksgräns kan du ange en lägsta gräns för antal nyhetsbrev som måste ha skickats ut för att ett informationsmejl ska skickas ut.

7. Om du vill att MultiMailer ska stängas automatiskt efter att e-postutskicket är klart och informationsmejlet skickats ut så kan du markera alternativet Stäng MultiMailer när utskicket är klart.

Mer information
Genom att ange ett lämpligt värde i inmatningsfältet Utskicksgräns (se punkt 6 ovan) så slipper du få informationsmejl vid mindre utskick, t.ex om du gör ett testutskick. När ett e-postutskick är klart i MultiMailer så visas en dialogruta enligt nedan:

Om du stänger denna dialogruta manuellt inom 1 minut efter att utskicket är klart så skickas inget informationsmmejl ut. Detta för att informationsmejl inte ska skickas ut i onödan.

Se även
> Hur du startar e-postutskick vid en bestämd tidpunkt

I nyhetsbrevsverktyget SamLogic MultiMailer är det möjligt att starta ett e-postutskick vid en bestämd tidpunkt. Både datum och klockslag kan anges. Vid en tidsbestämd start av ett e-postutskick skickas nyhetsbrevet till samtliga mottagare i mailing-listan, med undantag av de e-postadresser som finns i en spärrlista (de får inget nyhetsbrev).

Så här gör du för att i MultiMailer starta ett e-postutskick vid en bestämd tidpunkt:

1. Starta MultiMailer. Om startfönstret är öppet, stäng det.
2. Öppna ett nyhetsbrev.
3. Välj fliken Mailing-lista.
4. Öppna en mailing-lista eller använd befintlig.
5. Välj menyvalet Utskick – Starta utskick vid bestämd tidpunkt:

6. Markera alternativet Starta e-postutskicket vid specificerat datum och tidpunkt i dialogrutan som visas:

7. Via listrutan Datum kan du välja vilken dag som utskicket ska starta. Utskick kan göras upp till 8 dagar framåt i tiden. Välj exempelvis alternativet ”Imorgon” ur listrutan:

6. I inmatningsfältet Klockslag anger du tiden när utskicket ska starta. Måste vara i formatet ”hh:mm”. Skriv in t.ex ”08:00”:

7. Tryck på OK när du är klar.

MultiMailer kommer nu att skicka ut det nyhetsbrev som är öppnat i editorn vid den tidpunkt som du har angett.

Observera att MultiMailer måste vara igång och att datorn inte får vara i vilo- eller strömsparläge för att tidstyrda utskick ska kunna göras.

Se även
> Så kan MultiMailer meddela dig när ett utskick är klart

I nyhetsbrevsverktyget MultiMailer är det möjligt att skapa olika avsändarprofiler. I en avsändarprofil kan du bl.a ange avsändarens namn, e-postadress och svarsadress. Genom att använda färdiga avsändarprofiler kan du snabbt och enkelt byta mellan olika avsändare när du gör dina e-postutskick.

När är det bra att använda avsändarprofiler?
Avsändarprofiler kan vara praktiskt att använda om:

• Du skickar ut flera nyhetsbrev för olika produkter. Det kan då redan i avsändarens namn framgå vilken produkt nyhetsbrevet avser och när mottagaren svarar på nyhetsbrevet, t ex ställer en fråga, så kan du få de frågorna skickade till en produktspecifik e-postadress.
• Flera personer på företaget, t ex säljare, vill skicka personliga mejl till sina respektive kundgrupper. Mottagaren känner då igen namnet på sin säljare när de får mejlet och kan då även direkt mejla sin kontaktperson på företaget.
• Du gör utskick både från ditt företag och för en förening. Du kan direkt i utskicksguiden ändra avsändare och slipper ändra dina avsändaruppgifter varje gång när du gör ett utskick åt t ex en förening eller idrottsklubb.
• Du arbetar som konsult och gör utskick åt flera kunder. Att använda funktionen för avsändarprofiler är mycket tidsbesparande om du gör nyhetsbrevsutskick åt dina kunder.

I nedanstående tips visar vi hur du skapar och väljer avsändarprofiler för dina e-postutskick:

Så skapar du en avsändarprofil
Om du ska använda en annan avsändare än standardprofilen och vill slippa ändra uppgifterna för standardprofilen* varje gång du ska göra ett utskick med en annan avsändare så kan du använda funktionen som hanterar avsändarprofiler. Så här skapar du en avsändarprofil:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.
2. Välj menyalternativet Inställningar – Avsändarprofiler.
3. Välj knappen Lägg till.
4. Ange namnet på avsändarprofilen i inmatningsfältet Namn på profil.
5. Ange namn och e-postadress för avsändaren i inmatningsfälten Namn och E-postadress.
6. Om du vill att mottagarna ska svara till en speciell e-postadress så kan du ange den i inmatningsfältet Svarsadress, lämna annars fältet tomt.
7. Inmatningsfältet E-postadress (login) ska vara förifyllt med den e-postadress dit alla e-poststudsar hamnar; du ska helst inte ändra denna e-postadress. Bilden nedan visar ett exempel på hur det kan se ut:

8. Välj knappen OK för att spara inställningarna.

I listan i dialogrutan Avsändarprofiler ser du vilka avsändarprofiler som är skapade och genom att markera en avsändarprofil och sedan trycka på knappen Välj väljer du vilken som ska användas till nästa e-postutskick. En befintlig avsändarprofil kan redigeras genom att markera den och sedan trycka på knappen Redigera. Du raderar en avsändarprofil genom att markera den och sedan trycka på knappen Ta bort.

*) Observera att om du ska redigera standardprofilen så kan du endast göra det via menyvalet Inställningar – Inställningar för e-postkonto och knappen Inställningar.

Så väljer du en avsändarprofil i samband med ett utskick
Du kan välja en avsändarprofil på olika sätt, men enklast är att välja den i MultiMailers utskicksguide i samband med att du ska göra ett e-postutskick. Tipset nedan visar hur du gör:

1. Starta MultiMailer och öppna det nyhetsbrev som du ska skicka ut.
2. Välj fliken Mailinglista och öppna den mailinglista du vill använda.
3. Starta utskicksguiden via knappen Starta utskick (eller tryck ned tangenten F6).
4. Välj vilka som ska få e-postutskicket och tryck på Nästa.
5. För att ändra avsändarprofil så klickar du på knappen Ändra (se bild nedan).

6. Markera den avsändarprofil du vill använda i listan och tryck sedan på Välj följt av OK.
7. Fortsätt till nästa steg i utskicksguiden genom att trycka på knappen Nästa.
8. Har du kampanjhantering* aktiverad kan du nu skapa ett kampanjnamn för e-postutskicket, tryck sedan på Nästa.
9. Starta e-postutskicket genom att trycka på knappen Starta utskick.

*) Genom att använda kampanjhanteringen i MultiMailer så är det lättare att se och mäta resultatet av e-postutskicket för den aktuella avsändarprofilen.

Se även
> Tips: Hur du skickar dina nyhetsbrev till en utvald kategori av kontakter