SamLogic Software Blogg

Att hantera e-poststudsar aktivt är väldigt viktigt om man vill skydda sin domäns rykte. Får man för många mejl som studsar tillbaka när man gör e-postutskick kan ryktet påverkas negativt och därmed riskerar man att få sin e-post klassificerad som skräppost. För att vara trygg så bör andelen e-poststudsar inte överstiga 5% i förhållande till de mejl som man skickat ut.

I nyhetsbrevsverktyget MultiMailer ingår många funktioner som hjälper dig att hålla nere andelen studsar. Det ingår verktyg som dels förhindrar att det uppstår studsar och dels verktyg som hanterar studsarna, om sådana ändå skapas. E-postadresser som studsar för många gånger spärras automatiskt så att de inte får fler mejl.

Hur du anger antal gånger en e-postadress får studsa
I MultiMailer kan du ställa in hur många gånger en e-postadress får studsa innan den spärras. Du kan ange olika värden för hårda studsar (permanenta fel) och mjuka studsar (temporära fel). Så här gör du för att ändra dessa inställningar:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyalternativet Inställningar – Fler inställningar – Inställningar för e-poststudsar.

3. Kontrollera att alternativet Spärra e-postadresser automatiskt efter visst antal e-poststudsar är markerat. Detta alternativ ska i praktiken alltid vara markerat så att de e-postadresser som studsar och uppnår maxgränsen för tillåtet antal studsar automatiskt spärras.

4. Om du vill att en e-poststuds, vars e-postadress har spärrats, ska avlägsnas automatiskt från listan i fliken E-poststudsar när MultiMailer stängs så kan du markera alternativet Radera e-poststuds (från fliken ’E-poststudsar’) efter att e-postadressen har spärrats.

5. Tryck på knappen Villkor.

6. Vid Max antal tillåtna hårda studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en hård studs innan den spärras.

7. Vid Max antal tillåtna mjuka studsar väljer du hur många gånger en e-postadress får alstra en mjuk studs innan den spärras.

8. Spara inställningarna genom att trycka OK. Tryck sedan OK igen.

Vilka gränsvärden för e-poststudsar bör man ha?
Vilka värden du ska ange i punkt 6 och 7 beror på hur aktivt du hanterar e-poststudsar och hur ofta du skickar ut. Du bör sätta inställningarna så att din studsfrekvens aldrig överstiger 5%, men ju lägre studsfrekvens desto bättre. Det idealiska är att ha en studsfrekvens på under 2%.

Om du uppdaterar din mailinglista regelbundet och hanterar studsande e-postadresser aktivt så rekommenderar vi att du tillåter max 3 hårda och max 5 mjuka studsar innan e-postadressen spärras. Ibland kan en studs alstras av misstag, t.ex pga att den mottagande servern är nere, men det är osannolikt att det sker flera gånger i rad; då har sannolikt e-postadressen slutat att fungera. Dock kan kontakten fortfarande finnas kvar, men med en annan e-postadress, därför finns det möjligheter i MultiMailer att få fram så många detaljer som möjligt om kontakten, så att du kan leta reda på kontaktens nuvarande e-postadress; alternativt hitta en annan kontakt på samma företag.

Om du hanterar stora listor och inte har en möjlighet att hantera studsande e-postadresser aktivt och försöka hitta nya fungerande e-postadresser till kontakterna, så rekommenderar vi dig att ha lägre värden. Skickar man ut stora mängder med e-post så är det viktigare att hålla nere andelen studsar så mycket man bara kan, för att maximera framkomligheten för övriga mejl.

Hur du hanterar en ny lista
Om du ska skicka till en ny lista för första gången, och du misstänker att andelen e-poststudsar blir högre än normalt, så kan det vara bra att spärra alla hårda studsar efter bara en studs. Risken är stor att dessa studsande e-postadresser har studsat under en mycket lång tid, och du bör därför få bort dessa från dina utskickslistor så fort som möjligt. Att skicka e-post till en e-postadress som upphört att existera för mycket länge sedan ser vissa antispamfilter också som ett tecken på spam, så man bör undvika att göra det. Åtminstone mer än en gång.

Om du misstänker att studsfrekvensen på en ny lista kommer överstiga 5% med råge, så kan ett trick vara att kopiera alla nya e-postadresser till din befintliga utskickslista, där du har en mycket lägre studsfrekvens sedan innan. Sedan skickar du ett mejl till hela utskickslistan på en gång. Då märks det inte så mycket om de nya e-postadresserna är av sämre kvalitet. Behöver du anpassa texten efter typ av mottagare så kan du använda MultiMailers datafält för att skicka ut skräddarsydda texter. För att skilja nya kontakter från gamla, kan du ge dem ett lämpligt kategorinamn i mailinglistan.

Hur du kontrollerar e-postadresser innan du skickar ut
Det är också möjligt att kontrollera e-postadresser innan ett e-postutskick, så att man får bort många icke fungerande e-postadresser redan innan man skickar ut. Hur man gör det tar vi upp i blogginlägget Hur du validerar e-postadresser innan utskick.

Hur du undersöker kvaliteten på en utskickslista
Om du är osäker på hur kvaliteten på e-postadresserna i en utskickslista är innan ett e-postutskick, så kan du ta reda på detta med bland annat dessa metoder:

– Gör ett testutskick till max 500 kontakter. När utskicket är klart så ser du aktuell studsfrekvens i informationsdialogrutan som visas när ett utskick avslutas. Samma information finns även i det automatiska informationsmejl som skickas när ett utskick är klart (om du har aktiverat denna funktion).

– Kör MultiMailers valideringsfunktion på utskickslistan. Flaggar MultiMailer ”fel” på väldigt många e-postadresser är inte kvaliteten så bra, men å andra sidan kan du enkelt ta bort dem från utskickslistan innan ditt utskick. Men observera att valideringsfunktionen bara hittar vissa typer av fel. En del felaktiga e-postadresser kommer fortfarande att studsa när du skickar ut.

Observera att MultiMailer-servrarnas hantering av studsar görs på natten, så gör du ett utskick så kommer studsarna att synas i MultiMailer dagen efter att utskicket har gjorts.

Se även
> Varför är det så viktigt att hantera e-poststudsar korrekt?
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Hur du tar bort e-postadresser som studsat från en mailinglista

Vårt nyhetsbrevsverktyg MultiMailer har en automatisk backupfunktion som gör säkerhetskopior av dina datafiler, som t.ex dina mailing- och spärrlistor och din statistikdata, medan du arbetar. Om någon av dina datafiler skulle skadas – av någon anledning – så kan du snabbt och enkelt ladda in en tidigare version av datafilen med hjälp av MultiMailers återställningsfunktion.

Vilka datafiler säkerhetskopierar MultiMailer?
MultiMailer gör säkerhetskopior av följande datafiler:

• Spärrlistor: innehåller e-postadresser som ska undantas från nya e-postutskick
• Statistik: innehåller statistikinformation om e-postutskicken
• E-poststudsar: innehåller information om de e-postadresser som studsat tillbaka
• Registreringar: innehåller registrerade och avregistrerade e-postadresser
• Mailing-listor: innehåller e-postadresser som ska användas för e-postutskick

MultiMailer gör en automatiskt backup av ovanstående filer när data ändras och du kan när som helst återställa till en tidigare version av filen.

Hur återställer jag min fil från en säkerhetskopia?
För att återställa till en säkerhetskopierad datafil i MultiMailer, till exempel till en tidigare version av datafilen med statistik, gör du så här:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och sedan menyalternativet Alternativ.

3. Dialogrutan Alternativ öppnas nu, och där väljer du fliken Backup och sedan klickar du på knappen Återställ filer.

4. I den nya dialogrutan som öppnas väljer du vilken typ av datafil som ska återställas via kombinationsrutan Typ av datafil.

5. Därefter väljer du vilken fil som du vill återställa genom att markera den i listan Säkerhetskopierade filer. Den färskaste säkerhetskopian finns alltid längst ned i listan. På datafilernas filnamn ser du vid vilket datum och klockslag som filen säkerhetskopierades.

6. Tryck på Återställ fil för att återställa den markerade filen. Om du får en fråga om du vill ersätta datafilen så ska du svara Ja. Nu har datafilen du valt återställts.

Hur du återställer en mailing-lista
Tipset ovan fungerar för alla typer av datafiler utom mailing-listor. Återställning av mailing-listor sker på ett annat sätt. För att återställa en mailing-lista öppnar du mappen MultiMailer\$Backup$\Mailing-listor under mappen Dokument på din hårddisk och väljer sedan rätt årtalsmapp (t.ex 2016). Se bild nedan:

Därefter kopierar du den version av mailing-listan som du vill återställa till, till din ordinarie mapp med mailing-listor och döper om mailing-listan till rätt filnamn.

Förutom ovanstående backupsystem så skapar MultiMailer även en lokal kopia av föregående version av mailing-listan i samma mapp som den aktuella mailing-listan, när den sparas. Kopian får alltid namntillägget .BAK. Dessa lokala kopior skapas även om det globala backupsystemet är avstängt.

Hur ställer jag in hur ofta MultiMailer ska göra säkerhetskopior?
MultiMailer ger dig möjlighet att anpassa backupfunktionen efter dina behov och ställa in hur ofta säkerhetskopior ska göras. Du kan välja mellan att säkerhetskopiering sker en gång per minut, en gång per timme eller så kan du stänga av backupfunktionen helt och hållet. Så här ändrar du hur ofta MultiMailer gör säkerhetskopior:

1. Starta MultiMailer och stäng startfönstret.

2. Välj menyn Inställningar och välj sedan menyalternativet Alternativ.

3. Välj fliken Backup.

4. Markera hur ofta du vill att MultiMailer ska göra backup av datafilerna och tryck på OK.

5. Nu har du valt och sparat en ny inställning för MultiMailers backupfunktion. MultiMailer kommer framöver att säkerhetskopiera dina filer enligt den inställning du valt.

Mer om MultiMailers backupfunktion
MultiMailer skapar säkerhetskopior av dina datafiler medan du arbetar med dem. Blir det en dataförlust av någon anledning så har du alltid en färsk backup att återställa ifrån. Backupfiler lagras i mappen \MultiMailer\$Backup$ i Windows dokumentmapp.

Se även
> Nytt supportverktyg i MultiMailer

Det är alltid bra att ha en kopia av ditt nyhetsbrev på webben och att ha med en väl synlig länk till webbkopian i nyhetsbrevet. Skulle ditt nyhetsbrev få problem med visningen i t.ex en äldre e-postklient eller om e-postklienten saknar stöd för HTML så kan mottagaren istället läsa webbkopian genom att klicka på länken. Sedan finns det även de som föredrar att läsa nyhetsbrev i webbläsaren istället för i e-postklienten.

I MultiMailer finns det en nyhetsbrevspubliceringsfunktion som du kan använda för att ladda upp en kopia av ditt nyhetsbrev till webben. När du använder denna funktion så skapas det automatiskt bildlänkar till de bilder som ingår i brevet eftersom bilderna laddas upp till webben tillsammans med nyhetsbrevsfilen. Att använda bildlänkar ger många fördelar men i vissa sammanhang kan det vara bättre att använda mejl med inbäddade bilder. En av de största fördelarna är att bilderna i regel visas även om mottagarna har bildvisning avstängd.

I det här tipset visar vi hur du gör för att ladda upp en webbkopia av ditt nyhetsbrev, skapa en länk till webbkopian samt hur du skickar ut nyhetsbrevet med inbäddade bilder. Vi visar också en alternativ metod till den vanliga metoden för att infoga en länk till en webbkopian.

Så här gör du:

1. Starta MultiMailer och gör klart ditt nyhetsbrev.

2. Spara originalet av ditt nyhetsbrev. Du kommer att behöva den senare.

3. Skapa en uppladdningsversion av nyhetsbrevet via menyalternativet Arkiv – Spara som – Nyhetsbrev. Döp filen till t.ex ”mitt-nyhetsbrev-webbkopia.htm” och tryck Spara för att spara din publiceringsversion. Undvik mellanslag och bokstäverna ”åäö” i filnamnet.

4. Välj menyalternativet Arkiv – Publicera nyhetsbrev på Internet, ange mappen där nyhetsbrevet och bildfilerna ska laddas upp. Tryck sedan på Ladda upp nyhetsbrev så laddas nyhetsbrevet upp på vår server.

5. Efter att nyhetsbrevet har laddats upp på servern, tryck på knappen Visa nyhetsbrev för att visa nyhetsbrevet i din webbläsare.

6. Kopiera webbsökvägen till nyhetsbrevet, som visas i webbläsarens adressfält, till Windows Urklipp.

7. Återvänd till MultiMailer och stäng uppladdningsrutan igenom att trycka på Stäng.

8. Öppna originalnyhetsbrevet som du sparade vid punkt 2 ovan via Arkiv – Tidigare nyhetsbrev.

9. Infoga informationstext, t.ex ”Det här nyhetsbrevet kan även läsas på den här webbsidan”, överst i nyhetsbrevet.

10. Markera det eller de ord som du vill ska vara en klickbar länktext i texten som du skrev in vid punkt 9, t.ex ”webbsidan”.

11. Välj menyalternativet Skapa länk – Länk till webbsida.

12. I dialogrutan som öppnas klistrar du in webbsökvägen som du kopierade vid punkt 6 ovan.

13. Tryck på Skapa. Den markerade texten ska nu omvandlas till en länk, t.ex:

”Det här nyhetsbrevet kan även läsas på den här webbsidan”

Se även bilden nedan:

14. Spara ändringarna i nyhetsbrevet.

Nu kan du göra ett testutskick via Arkiv – Skicka testmeddelande (CTRL – T).

Se även
> Hur du laddar upp kopior av nyhetsbrev i MultiMailer
> Så lägger du in en länk som öppnar ditt uppladdade nyhetsbrev
> Hur du infogar bildlänkar och klickbara bilder i MultiMailer

Det finns två olika metoder i MultiMailer som du kan använda dig av för att ta bort e-postadresser som ständigt studsar från en mailinglista. Visserligen finns det automatik inbyggd i MultiMailer som hindrar att e-postadresser som studsar mycket får fler nyhetsbrev, men du kan få renare mailinglistor om du även avlägsnar dem från dina utskickslistor.

Ta bort studsande e-postadresser från en mailinglista via fliken ’E-poststudsar’
I fliken E-poststudsar i MultiMailer redovisas de e-postadresser som ger studsar. En studs alstras om nyhetsbrevet inte kan levereras till mottagaren pga något fel. I denna flik kan du få information om varje studs; exempelvis felorsak, hur många gånger den har studsat och om det är en hård eller en mjuk studs. En hård studs är ett permanent fel och en mjuk studs är ett temporärt fel (läs mer här).

I fliken E-poststudsar kan du även göra olika operationer med de studsande e-postadresserna. Exempelvis spärra dem manuellt från fler utskick eller exportera dem till Excel. Från denna flik kan du även avlägsna studsande e-postadresser från en mailinglista. Tipset nedan visar hur du gör:

Gör så här:
1. Starta MultiMailer.
2. Öppna den mailinglista som du vill ta bort studsar ifrån (t.ex via startfönstret eller via menyalternativet Arkiv – Öppna – Mailing-lista).
3. Öppna fliken E-poststudsar.
4. Markera de e-postadresser som har studsat och som du vill ta bort från mailinglistan.
5. Högerklicka över de markerade e-postadresserna och välj menyalternativet Ta bort.

6. Ange om de markerade e-postadresserna ska tas bort från både mailinglistan och från listan med e-poststudsar. Markera lämpliga alternativ.
7. Tryck på knappen Ta bort för att ta bort e-postadresserna.

Ta bort studsande e-postadresser från en mailinglista via en spärrlista
I spärrlistan Ogiltiga e-postadresser hamnar automatiskt de e-postadresser som alstrat minst 3 hårda studsar samt de e-postadresser som du adderat till spärrlistan manuellt. Samtliga e-postadresser och domäner som finns i spärrlistan kommer att tas bort från den aktiva mailinglistan om du använder metoden som beskrivs i tipset nedan:

Gör så här:
1. Starta MultiMailer.
2. Öppna den mailinglista som du vill ta bort studsar ifrån.
3. Välj menyalternativet Arkiv – Spärrlistor – Ogiltiga e-postadresser.

4. Nedanstående dialogruta visas nu. Tryck där på knappen Avlägsna från mailing-listan.

5. Tryck Ja i dialogrutan som visas.
6. När raderingsprocessen är färdig trycker du OK och därefter Stäng.

Viktigt att veta om e-poststudsar i MultiMailer
För att en e-postadress ska spärras automatiskt från fler utskick så behöver den studsa 3 gånger och klassificeras som en hård studs. Detta för att inga e-postadresser ska spärras t ex pga att ett e-postkonto är fullt eller pga ett temporärt fel på en server.
Observera att det endast är de e-postadresser som finns i spärrlistan som MultiMailer inte kommer att skicka ut till. Så e-postadresser som finns i fliken E-poststudsar är inte spärrade förrän de hamnar i spärrlistan.

Se även
> 11 tips som minskar antal studsar vid utskick av nyhetsbrev
> Hur du adderar e-postadresser till spärrlistorna i MultiMailer